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Accessibilité de vos documents Word et PDF
Accessibilité des documents Word
Il est aujourd’hui possible de créer des documents Word de façon accessible. Pour cela, il suffit de respecter quelques règles simples lors la conception de ces documents. Parmi ces règles, les principales sont les suivantes :
- Structurer le document (titres, sous-titres…) en utilisant les styles de Word.
- Ajouter un sommaire au document avec la fonction Word prévue à cet effet.
- Donner un titre explicite au document dans le champ Word prévu à cet effet.
- Insérer des légendes textuelles aux images qui véhiculent des informations.
- Rendre les tableaux de données accessibles.
A noter que l’utilisation de ces fonctions offre également de nombreux avantages pour tous (prise en compte automatique de la charte graphique de l’entreprise, réalisation automatique de la pagination et mise en forme des titres et sous-titres, insertion automatique du sommaire…).
Accessibilité des documents PDF
Les fichiers au format PDF (Portable Document Format) posent de nombreux problèmes d'accessibilité. Les contenus PDF par exemple ne sont en général pas compréhensibles lorsqu’ils sont restitués avec une synthèse vocale.
Depuis quelques années, Adobe (l’éditeur à l’origine des documents PDF) propose une solution de structuration (balisage) des documents PDF pour rendre ces documents plus accessibles. Ce travail consiste à structurer le document PDF avec des balises sémantiques permettant aux synthèses vocales et autres aides techniques de mieux restituer les contenus.
A noter cependant qu'il est toujours préférable, lorsque cela est possible, d’intégrer l’accessibilité dans le document source à partir duquel le PDF est généré. Pour les documents Word par exemple, il est bien plus rapide de concevoir le document Word de façon accessible et de générer ensuite une version PDF, que d’ajouter dans la version PDF les balises nécessaires.
Accompagnement proposé par Atalan concernant l’accessibilité des documents Word et PDF
- Définition de l’organisation et des actions à mettre en place pour prendre en compte l’accessibilité dans la conception des documents Word et des versions PDF des documents de l’entreprise (documents de travail, documents d’édition…).
- Accompagnement à la mise en œuvre (conception de documents de référence, formation au balisage PDF des équipes concernées…).
- Mise en accessibilité (balisage) de documents PDF.
Formations
Atalan propose également des formations pour :
- Rendre accessibles ses documents d'édition PDF (formation)
- Concevoir des documents bureautiques accessibles avec Microsoft Word (formation)
Nous contacter
Nous contacter pour plus de renseignements.
Atalan coordonne le projet AcceDE pour l'accessibilité des documents d'édition au format PDF.
AcceDE a pour objectifs de créer, puis diffuser en libre accès, des notices méthodologiques pour ceux qui souhaitent rendre leurs documents PDF accessibles.
Il permet également de sensibiliser les professionnels de la communication à l’accessibilité des documents PDF et à l’intérêt croissant des entreprises pour cette offre.